DESKRIPSI

Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

 

AGENDA TRAINING

SESI 1 : Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

=> Keunggulan bersaing di era informasi dan design.

=> Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.

=> Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.

=> Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.

 

SESI 2 : Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

=> Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5

S bekerja.

=> Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan

Shitsuke (Rawat).

=> Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi

kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

 

SESI 3 : Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

=> 4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-

Business documents.

=> Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.

=> Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.

=> Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya

=> Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan

=> Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

 

SESI 4 : Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

=> Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip

dan pemeliharaannya.

=> Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di

perusahaan.

=> Electronic Filing, document management software (system), trend baru  dan model

pelaksanaannya.

 

SESI 5 : Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern:

Penerapan E-Filing dan Document Management

=> Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.

=> Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:

=> Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.

=> Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.

=> Sistem indeks dan abjad dalam filing.

 

SESI 6 : Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

=> Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.

=> Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda

pendekatan = beda istilah.

=>“Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.

=> Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).

=> Peringkat kinerja dan service level.

=> Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.

=> Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divis

yang terkait.

 

SESI 7 : Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

=> Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).

=> Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.

=> Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di  kelompok kerja masing-masing,

=> Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

 

SESI 8 : Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan

Sistem Kearsipan Perusahaan

=> Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.

=> Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)

=> Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja: 

(1) pembuatan tim,

(2) Rencana gemba Kaizen

(3) Rencana Implementasi

(4) Rencana pembudayaan.

 

Keterangan: 5S = Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu atau Bahasa Indonesia

5R = Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

Syarat & Ketentuan