3 Hal Yang Harus Disiapkan Untuk Event Berskala Besar

Siapa yang menyangka bahwa sebuah event konser yang seharusnya menjadi seru malah berujung maut. Astroworld Festival, sebuah konser dari Travis Scott memakan banyak korban. Pada Jumat, 5 November, kerumunan di Festival Astroworld, Houston, Texas, saling mendorong ke arah panggung.

Dalam kekacauan berikutnya, puluhan orang terluka dan hingga blog ini diterbitkan, sepuluh orang tewas. Tragedi ini sebenarnya merupakan sesuatu yang dapat diantisipasi oleh setiap event creator. 

Menyelenggarakan konser dengan skala besar dengan checklist event yang banyak seperti pengendalian keramaian pengunjung, semua harus dipersiapkan dengan sangat matang tanpa celah. Di bawah ini adalah beberapa poin penting yang harus menjadi prioritas ketika membuat konser berkapasitas ratusan ribu orang. 

1. Crowd Capacity Control

Sebelum membuat event, pastikan event kamu memiliki kapasitas pengunjung yang tepat. Perhatikan luas venue dan kapasitasnya. Manajemen kapasitas pengunjung dapat diperhitungkan untuk 3 aspek, yaitu:

• Kedatangan dan akses masuk ke venue (misalnya rute akses, tempat  antrian dan pintu masuk)
   
• Sirkulasi keramaian di venue (misalnya titik kumpul, area di sekitar fasilitas, akses darurat)
   
• Kepulangan/akses pulang (misalnya rute keluar dan lebar gerbang keluar)
   

Selain itu, ikuti kapasitas venue/tempat event kamu. Jangan sampai, jumlah pengunjung kamu melebihi kapasitas venue. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengontrol jumlah pengunjung pada area terbuka, yaitu: 

• Pengambilan sampel laju flow masuk dan keluar dari area venue dan memeriksa seberapa penuh area parkir, indikator yang berguna mencakup jarak antara orang dan jumlah kasar orang di area kecil yang teridentifikasi
   
• Memantau mobil dan bus yang memasuki venue dan memeriksa seberapa penuh area parkir
   

Untuk mengontrol jumlah pengunjung di ruangan tertutup, kamu bisa menggunakan penghitungan jumlah tiket, thermal sensor, CCTV, memonitor signal gawai, dan monitor oleh kru.

2. Ticketing System

Dengan ticketing system yang baik, tentu proses pembelian hingga kapasitas pengunjung nantinya juga dapat terkontrol. Ingat, sesuaikan jumlah tiket yang dijual dengan kapasitas venue. Ada baiknya, saat tiket diberikan kepada pengunjung, promotor/event creator memberikan informasi yang sesuai dan memadai untuk membantu memastikan kesehatan dan keselamatan mereka. 

Berkomunikasi secara efektif dengan pengunjung sebelum, selama, dan setelah acara. Misalnya dengan memberikan informasi tiket, situs web dan melalui media sosial tentang tata letak venue dan segala risiko yang terkait dengan aktivitas acara, seperti menonton konser hip-hop.

3. Safety Protocol (Sistem Keamanan, Protokol Kesehatan, dan Tim Medis)

Dalam event kamu, kamu harus menyiapkan Tim Keamanan. Tim keamanan ini berfungsi memantau keramaian, menjaga keamanan dari benda-benda berbahaya (selundupan), memecah kericuhan, dan menghubungi layanan darurat. 

Protokol kesehatan juga harus dijalankan sesuai dengan peraturan di daerah atau negara tempat event tersebut diadakan. Kamu bisa menggunakan tim keamanan untuk menerapkan protokol kesehatan atau juga membuat tim khusus yang terpisah

Jangan lupa siapkan rencana darurat seperti tim medis atau ambulans yang siap sedia di venue kamu. 

Buat event bersama Loket.com untuk event yang aman dan tertib. Untuk informasi lebih lanjut, klik di sini.