Acara diundur dan bingung buat komunikasikan kepada peserta? Tenang! Saat kamu terpaksa harus menunda suatu acara, berkomunikasi dengan peserta acara secara jelas adalah hal yang sangat penting. Selain itu, memastikan mereka merasa tenang adalah kunci utama. Gak cuma itu, kejujuran sejak awal membantu mengelola harapan dan menyiapkan dasar untuk merencanakan ulang acara. Email menjadi salah satu cara paling efektif dan efisien untuk komunikasi ke banyak orang. Ini dia contoh 4 template email event diundur untuk peserta event:
 

Contoh 1: Template Email Event di Undur untuk Waktu yang Belum Ditentukan

Hai [nama],

Seperti yang Anda ketahui, cuaca buruk akhir-akhir ini telah menyebabkan banyak masalah. Akibatnya, kami telah mengambil keputusan sulit untuk menunda [nama acara] sampai pemberitahuan lebih lanjut. Meskipun kami tahu ini mengecewakan, prioritas utama kami adalah menjaga keamanan para tamu dan panitia. Kami harap Anda mengerti bahwa ini adalah langkah yang benar untuk diambil.

Kami akan memberitahu Anda tentang tanggal dan lokasi baru sesegera mungkin. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran, jangan ragu untuk menghubungi kami di sini: [detail kontak], atau Anda dapat melihat halaman FAQ kami di sini: [tautan halaman FAQ].

Terima kasih atas perhatian Anda.

Contoh 2: Template Email Event Diundur Hingga Waktu yang Telah Ditentukan

Hai [nama],

Kami baru saja menerima kabar bahwa [nama artis] harus membatalkan semua penampilan mendatang karena sakit. Dengan sangat disayangkan, kami harus menunda [nama acara].

Kami semua sangat kecewa, tetapi kabar baiknya adalah [nama acara] dijadwalkan ulang pada tanggal [tanggal]. Kami harap Anda bisa bergabung dengan kami nanti.

Kami akan memberitahu Anda jika ada perubahan, dan jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran: [detail kontak], atau Anda dapat melihat halaman FAQ kami di sini: [tautan halaman FAQ]. Kami semua berharap [nama artis] segera pulih.

Terima kasih atas perhatian Anda. Kami akan segera memberitahu Anda lebih banyak informasi.

Baca juga: 8 Hal Yang Wajib Ada di Event Report, Pamerkan Event Sukses!

Contoh 3: Template Email Event di Undur dengan Alasan Keterbatasan Venue

Halo [nama],

Kami ingin memberitahu Anda bahwa kami menghadapi kendala yang tidak terduga terkait dengan tempat acara untuk [nama acara]. Karena situasi ini, kami tidak dapat melanjutkan acara sesuai rencana. Meskipun ini adalah keputusan sulit, kami berkomitmen untuk memberikan pengalaman terbaik bagi para tamu kami. Saat ini, kami sedang bekerja keras untuk menemukan solusi terbaik dan menetapkan tanggal baru untuk [nama acara].

Kami akan memberitahu Anda segera setelah tanggal dan lokasi yang baru dikonfirmasi. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran, jangan ragu untuk menghubungi kami di sini: [detail kontak], atau Anda dapat melihat halaman FAQ kami di sini: [tautan halaman FAQ].

Terima kasih atas perhatian Anda.

Contoh 4: Template Email Pembaruan Penundaan Acara dan Alternatif Penggantian

Hai [nama],

Kami berharap Anda baik-baik saja. Kami ingin memberitahukan bahwa terdapat perubahan dalam jadwal acara [nama acara] yang sebelumnya telah diumumkan.

Sayangnya, ada kendala teknis yang tak terduga yang mengharuskan kami menunda [nama acara] pada tanggal [tanggal]. Kami memahami betapa ini membuat Anda kecewa dan kami ingin memastikan bahwa pengalaman acara tetap positif untuk Anda.

Namun, sebagai alternatif, kami menyelenggarakan sesi tanya jawab live secara online pada tanggal yang sama dan waktu yang telah dijadwalkan sebelumnya. Sesi ini akan memungkinkan Anda tetap terhubung dengan kami dan mendapatkan informasi terkini.

Jika Anda telah membeli tiket, mereka tetap berlaku untuk acara yang dijadwalkan ulang nanti. Jika Anda tidak dapat menghadiri sesi online, kami akan menyediakan opsi pengembalian uang atau pertukaran tiket.

Untuk informasi lebih lanjut atau jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [detail kontak], atau kunjungi halaman FAQ kami di [tautan halaman FAQ].

Kami sangat menghargai dukungan Anda dan berharap dapat bertemu dengan Anda di acara yang dijadwalkan ulang nanti. 

Terima kasih atas perhatian Anda.

Baca juga: Rahasia Event Sukses: Pahami Jenis-Jenis Sponsor Event!

Seringkali, kita perlu mengatur ulang jadwal acara. Lokasi yang tak tersedia, cuaca buruk, atau batalnya artis utama juga bisa jadi penyebabnya.

Yuk, rencanakan lagi atau buat event di Loket.com dan buat event-mu menjadi event terbaik!