Tips Memilih Panitia Event Berdasarkan Tanggung Jawabnya
Sedang merencanakan event dalam waktu singkat? Pensi? Festival? Konser? Seminar? Apapun event yang kamu rencanakan, artikel ini akan membantumu menentukan langkah awal persiapannya, yaitu memilih panitia event.
Penting, namun sering disepelekan. Kamu harus bisa menentukan orang yang tepat, untuk pekerjaan yang tepat. Saat orang yang kamu pilih merasa senang dan mengerjakan pekerjaannya dengan sepenuh hati, tentu saja hasilnya bakal lebih keren. Termasuk memilih orang-orang untuk menjadi panitia eventmu.
Berikut sedikit tips memilih panitia event berdasarkan tanggung jawabnya yang sudah dirangkum oleh Loket.com!
Memilih panitia event untuk posisi bendahara
Salah satu posisi paling penting yang tidak mudah ditentukan dalam memilih panitia event adalah bendahara. Bisa dibilang, bendahara adalah posisi paling krusial dalam menentukan kesuksesan event mu. Oleh karena itu, di sini kita jadikan posisi bendahara sebagai hal pertama yang akan kita bahas.
Mengelola keuangan event pasti ribetnya sudah tidak diragukan lagi. Menentukan seberapa besar anggaran yang harus dikeluarkan sebuah penyelenggaraan event, membuat strategi dari mana saja pemasukannya, dan mengatur keluar - masuknya uang dalam event, pastinya butuh kejelian dan rasa tanggung jawab yang tinggi.
Kamu perlu menemukan orang yang memiliki sikap detail oriented, rapi, tidak mudah panik, dan mengerti pembukuan. Orang yang akan dijadikan bendahara juga harus bertingkah cerdas dan tegas. Cerdas memilah-milih, mana pengeluaran yang bijak dilakukan, mana pengeluaran yang bisa ditunda atau dibatalkan. Orang yang jadi bendahara event juga tidak boleh punya sifat ragu-ragu, harus bertindak tegas menolak pengeluaran yang tidak perlu. Tentu saja, semua tindakan tegas itu juga harus dipikirkan masak-masak dan tidak impulsif.
Memilih panitia event untuk posisi sponsorship
Setelah mendapatkan bendahara untuk event mu, kamu bisa mulai langkah selanjutnya dengan mencari orang yang tepat untuk posisi sponsorship. Orang yang bisa kamu andalkan untuk membuat strategi mencapai target sponsorship yang disepakati bersama. Orang yang bisa menjaga relasi dengan sponsor dan mereka yang bisa fokus pada goalsnya.
Memilih orang yang tepat untuk posisi sponsorship bisa dibilang susah-susah-gampang. Yang penting kamu harus jeli dalam menilai karakternya. Kamu butuh orang yang gercep alias gerak cepat, supaya targetmu cepat tercapai dan nggak bikin deg-degan. Orang yang kamu pilih sebagai penanggung jawab sponsorship juga harus punya banyak relasi, bersikap tangguh, dan mandiri. Ia harus bisa memikirkan beberapa target sasaran sponsorship sekaligus di satu waktu. Tidak bergantung pada calon sponsor tertentu, tanpa berinisiatif bergerak mencari opsi lainnya.
Memilih panitia event untuk posisi humas dan publikasi
Di era digital, posisi panitia event yang satu ini nggak boleh sampai salah pilih orang. Kamu harus mencari orang yang benar-benar menguasai hal ini, agar penyebaran informasi eventmu nggak serba keterbatasan. Apalagi, di era ini mendapatkan informasi apapun serba mudah dan cepat. Jangan sampai penyebaran informasi eventmu malah kebalikannya ya.
Oiya, humas dan publikasi nggak cuma tentang sosial media saja. Jadi, jangan cuma karena dia punya konten Instagram yang bagus, lalu kamu pilih. Kamu harus memilih orang yang mengerti bagaimana tren komunikasi saat ini. Panitia event di bagian humas dan publikasi harus tahu cara menentukan media publikasi yang tepat untuk eventmu. Dia juga harus bisa memilah citra komunikasi seperti apa yang harus digunakan untuk eventmu, gaya bahasanya, maupun desainnya. Kemudian, orang yang kamu pilih di posisi ini juga harus punya wawasan luas tentang media massa dan target pasarnya.
Memilih panitia event untuk posisi dokumentasi
Banyak Event Creator yang masih menyepelekan posisi panitia event yang ini. Padahal, dokumentasi yang baik dalam sebuah acara bisa membantumu mendapatkan calon pengunjung, media partner, maupun sponsorship untuk eventmu selanjutnya. Dokumentasi yang baik akan mampu menggambarkan keseruan di dalam eventmu.
Oleh karena itu, kamu membutuhkan orang yang mengerti akan hal ini. Setidaknya, orang yang tahu cara mengambil momen yang baik untuk menggambarkan keseruan event. Orang yang kamu pilih harus mengetahui cara menonjolkan eventmu dan bagaimana caranya foto maupun video itu bisa bercerita.
Memilih panitia event untuk posisi acara
Posisi panitia event yang satu ini biasanya banyak yang minat. Soalnya, terkesan seru dan menyenangkan. Padahal, banyak hal yang harus disiapkan oleh panitia acara, mulai dari kontennya, pengisi acaranya, hingga temanya. Oleh karena itu, kamu butuh seorang konseptor untuk posisi ini.
Pilih orang yang tepat, untuk konsep yang tepat. Setelah menentukan apa kategori eventmu, cari orang yang punya pengalaman dalam mengkonsepkannya. Panitia divisi acara seminar, akan memiliki pendekatan yang berbeda dengan yang selama ini mengurus sebuah konser.
5 posisi dalam kepanitiaan event ini adalah divisi paling utama untuk menyukseskannya. Jadi, jangan sampai kamu salah pilih ya! Aplikasikan tips memilih panitia event dari Loket.com ini biar kamu ada gambaran. Lalu, #JadiinAja event kamu pakai Loket.com biar lebih praktis!
