Dalam  menyelenggarakan sebuah event, kamu mungkin akan dihadapkan pada berbagai kendala yang tak terduga, yang jika tidak ditangani dengan bijak, dapat merusak keseluruhan rangkaian event. Yuk, cek apa saja yang perlu kamu siapkan agar tidak ada kesalahan yang terjadi dalam rangkaian event-mu. Ini dia 7 kesalahan yang mungkin terjadi beserta solusinya:

1. Pengisi Acara yang Mundur

Ketika pengisi acara utama tidak dapat hadir, keadaan ini bisa bikin kamu dan tim pusing kepala. Cara terbaik untuk mengatasi hal ini adalah kamu harus punya rencana cadangan. Pastikan perjanjian dengan peserta mencantumkan bahwa pemberitahuan pembatalan harus diberikan 24 jam sebelumnya. Dengan begitu, kamu bisa punya waktu untuk menjalankan rencana cadangan. Hubungi agensi hiburan untuk memastikan kamu tahu orang yang relevan yang juga tersedia jika diperlukan.

2. Kesalahan Teknologi 

Masalah teknologi dalam manajemen acara bisa terjadi pada siapa saja. Pastikan untuk mengurangi peluang kegagalan dengan menyewa profesional AV (Audio Visual) untuk memastikan semua peralatan siap sebelum hari besar. Uji semua terlebih dahulu dan pastikan baik kamu maupun pengisi acara sudah sangat familiar dengan perangkat lunak yang digunakan. Unduh presentasi atau materi pra-rekam untuk menghindari ketergantungan pada kecepatan internet.

3. Cuaca Tak Terduga

Meskipun berharap cuaca cerah, selalu siapkan rencana cadangan jika sebaliknya terjadi. Pastikan ada opsi indoor yang siap sedia, seperti ruang konferensi di dekatnya atau tenda untuk acara di luar ruangan. Jika anggaran terbatas, pertimbangkan penggunaan peralatan dan dekorasi tahan cuaca atau sediakan jas hujan dan payung sekali pakai untuk peserta.

Baca juga: Jenis-Jenis Tiket Event, Mana Yang Cocok Buat Event-mu?

4. Antrian Panjang 

Tenang! Kamu bisa menghindari antrian panjang dengan memantau penjualan tiket untuk membantu mencegah kerumunan di pintu masuk. Selain di pintu masuk, antrean juga bisa terjadi di dalam venue, lho! Pastikan ada cukup toilet dan penjual makanan yang sesuai dengan jumlah peserta yang diharapkan.

5. Venue Terlalu Kecil 

Sebelum memesan venue, pastikan untuk mengunjungi tempatnya secara langsung. Hal ini bisa memberikan gambaran realistis untukmu tentang  ruang dan kapasitasnya. Jangan lupa untuk cek kapasitas maksimal venue sebelum menjual tiket ke publik.

6. Darurat Medis 

Pastikan setidaknya ada satu staf yang terlatih dalam pertolongan pertama dengan kit pertolongan pertama yang lengkap. Jika acara kamu sangat besar, pertimbangkan untuk memiliki tim medis di lokasi. Pastikan juga tidak ada pintu keluar yang terblokir sehingga ambulans bisa langsung mengakses venue dalam keadaan darurat.

7. Parkiran Kurang atau Tempat Parkir Jauh 

Informasikan tentang opsi parkir sebelum acara sehingga peserta event dapat merencanakan kedatangan lebih awal, mendapatkan tumpangan, atau menggunakan transportasi umum.

Baca juga: LOKET di balik FIFA U-17 World Cup Indonesia 2023

Persiapkan event-mu dengan sangat matang, ya! Manajemen event sangat diperlukan jauh sebelum acara dimulai. Pembatalan acara bisa menjadi bukti paling meyakinkan bahwa tidak peduli seberapa baik perencanaan tersebut, beberapa keadaan selalu di luar kendali kita.

Yuk, buat event jadi mudah dan lancar dengan Loket.com! Sistem tiket yang seamless akan bantu kelola transaksi dengan efisien. Jadi, pilih Loket.com untuk pengalaman ticketing yang aman dan praktis!