Selamat! Kamu berhasil mengadakan event yang sukses. 

Eits, tapi perjalanan belum selesai. Sekarang waktunya kamu menulis event report. Membuat event report memang terdengar sulit dan melelahkan, tapi gak harus sulit kok! Malah, ini waktunya kamu menunjukkan seberapa suksesnya event kamu—dan kamu bisa buat event yang lebih keren setelah ini dengan menganalisis data event terdahulu.

Sebelum kita mendalami seluk beluk pembuatan event report, yuk bahas tujuan dibuatnya event report.

Baca Juga: LOKET di balik FIFA U-17 World Cup Indonesia 2023

Tujuan Pembuatan Event Report

Event report kamu akan berfungsi sebagai kompas yang akan memandu tim kamu membuat acara yang lebih sukses di masa depan. Tujuan utamanya adalah:

• Untuk mengevaluasi efektivitas acara 
• Untuk memberikan wawasan untuk perencanaan event di masa depan
• Untuk mengomunikasikan dampak acara kepada para pemain kunci

8 Hal Yang Wajib Ada di Event Report

1. Ringkasan Eksekutif

Bagian terpenting dari setiap laporan pastinya adalah ringkasan eksekutif. Di sinilah kamu meyakinkan orang di luar tim kamu kalau acara kamu itu sepadan dengan waktu dan sumber daya mereka.

Buat ringkasan tentang event kamu yang sudah berjalan dan bagian apa yang nantinya akan di-highlight dalam report kamu.

2.  Overview Acara dan Latar Belakang

Buka report kamu dengan memberikan konteks penting, yaitu tujuan acara, target audiens, dan latar belakang event ini diadakan. Kamu juga bisa membuat report makin keren dengan menunjukkan bagaimana event kamu selaras dengan tujuan organisasi kamu.

3. Objektif dan Tujuan Acara

Ingat tujuan yang kamu buat saat planning event?

Di sinilah kamu bisa menunjukkan bagaimana kamu berhasil mencapai tujuan tersebut. 

Jelaskan hasil spesifik yang ingin dicapai oleh event, apakah itu meningkatkan brand awareness, menghasilkan prospek, atau menciptakan peluang network.

Dukung pencapaian tersebut dengan grafik dan bagan ilustratif untuk membuat data mudah dipahami dan dibuat kembali di event mendatang.

4. Highlight Acara dan Momen Penting

Ini adalah bagian event report di mana kamu mulai menunjukkan betapa serunya event kamu.

Bagikan momen, pengalaman, dan aktivitas paling tak terlupakan yang membuat event kamu bersinar. Gunakan testimonial, rekap artikel blog, foto/video, dan feedback peserta.

5. Profil dan Demografi Peserta

Data penting! Profil dan demografi peserta dijamin bisa membantu kamu di event kedepannya. Event creator dapat menggunakan data peserta event yang tercatat di platform penjualan tiket. Misalnya saja di dashboard event creator di Loket.com, kamu bisa mengecek beberapa data seperti jenis kelamin, usia, dan lain-lain.

6. Metriks Engagement dan Interaksi

Angka akan jadi fakta nyata. Ukur keterlibatan peserta menggunakan metrik seperti tingkat kehadiran, partisipasi sesi, dan interaksi media sosial. Jika kamu membuat hashtag untuk event, maka akan lebih mudah melacak engagement peserta event.

Cara lain untuk mengukur keterlibatan adalah melalui survei peserta — sebelum, selama, atau setelah acara.

Baca Juga: 5 Ide Untuk Event Pesta Tahun Baru, Unik dan Seru!

7. Ringkasan Finansial dan Analisis Anggaran

Saatnya menghitung angka-angka tersebut, meskipun sekarang data harus mencerminkan finansial event. Berikan gambaran menyeluruh tentang angka kamu, yang menampilkan anggaran, pendapatan yang dihasilkan, dan pengeluaran yang dikeluarkan.

Analisis return of investment (ROI) dan soroti taktik penghematan biaya atau strategi menghasilkan pendapatan yang kamu terapkan.

8. Strategi Pemasaran dan Promosi

Ini dia rahasia dibalik kesuksesan event kamu.

DI bagian ini, kamu harus mengevaluasi upaya pemasaran dan promosi yang kamu lakukan untuk membuat event jadi perbincangan. Coba nilai efektivitas setiap strategi, berbagi taktik yang berhasil, dan rekomendasikan area yang perlu diperbaiki.

Karena media sosial menjadi pusat dari mayoritas event, kamu harus memberikan perhatian ekstra pada hasil di sini. Telusuri kehadiran event kamu di dunia maya, hashtag, reach, engagement, dan bahkan analisis sentimen. 

- - -

Yuk, buat event-mu di Loket.com dan jadikan event suksesmu pelopor bagi event selanjutnya